Hysbysiad Prosesu Teg

Beth yw pwrpas y ddogfen hon?

Mae Antur Teifi yn “rheolydd data”. Mae hyn yn golygu ein bod ni’n gyfrifol am benderfynu sut rydym yn dal ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi. Rydym yn anfon copi o’r hysbysiad preifatrwydd hwn atoch oherwydd eich bod yn gwneud cais am waith gyda ni (boed fel cyflogai, gweithiwr neu gontractwr). Mae’n eich gwneud yn ymwybodol o sut a pham y bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio, sef at ddibenion yr ymarfer recriwtio, ac am ba hyd y caiff ei gadw fel arfer. Mae’n rhoi gwybodaeth benodol i chi y mae’n rhaid ei darparu o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Egwyddorion diogelu data

Byddwn yn cydymffurfio â chyfraith ac egwyddorion diogelu data, sy’n golygu y bydd eich data:

Wedi’i ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac mewn ffordd dryloyw.
Wedi’i gasglu at ddibenion dilys yn unig yr ydym wedi’u hesbonio’n glir i chi ac ni chaiff ei ddefnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
Yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i’r dibenion hynny yn unig.
Cywir ac yn cael ei gadw’n gyfredol.
Yn cael ei gadw cyhyd ag sydd ei angen at y dibenion rydyn ni wedi dweud wrthych chi amdanyn nhw yn unig.
Wedi’i gadw’n ddiogel.

Y math o wybodaeth sydd gennym amdanoch chi

Mewn cysylltiad â’ch cais am waith gyda ni, byddwn yn casglu, storio a defnyddio’r categorïau canlynol o wybodaeth bersonol amdanoch chi:

Y wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni yn eich curriculum vitae a’ch llythyr eglurhaol.
Y wybodaeth rydych chi wedi’i darparu ar ein ffurflen gais, gan gynnwys enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost personol, dyddiad geni, rhyw, hanes cyflogaeth a chymwysterau.
Unrhyw wybodaeth a roddwch i ni yn ystod cyfweliad.

Efallai y byddwn hefyd yn casglu, storio a defnyddio’r “categorïau arbennig” canlynol o wybodaeth bersonol fwy sensitif:

Gwybodaeth am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol, cyfeiriadedd rhywiol a barn wleidyddol.
Gwybodaeth am eich iechyd, gan gynnwys unrhyw gyflwr meddygol, cofnodion iechyd a salwch.
Gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau.

Sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu?

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr o’r ffynonellau canlynol:

Chi, yr ymgeisydd.
Asiantaethau recriwtio.
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd mewn perthynas ag euogfarnau troseddol.
Eich canolwyr enwol.

Sut fyddwn ni’n defnyddio gwybodaeth amdanoch chi?

Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch i:

Aseswch eich sgiliau, eich cymwysterau, a’ch addasrwydd ar gyfer y gwaith.
Cynnal gwiriadau cyfeirio, lle bo’n berthnasol.
Cyfathrebu â chi ynglŷn â’r broses recriwtio.
Cadw cofnodion sy’n gysylltiedig â’n prosesau recriwtio.
Cydymffurfio â gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol.

Mae er ein buddiannau cyfreithlon penderfynu a ddylid eich penodi i’r rôl gan y byddai’n fuddiol i’n busnes pe baem yn penodi rhywun.

Mae angen i ni hefyd brosesu eich gwybodaeth bersonol i benderfynu a ddylem ymrwymo i gontract gyda chi.

Ar ôl derbyn eich CV a’ch llythyr eglurhaol a/neu’ch ffurflen gais a chanlyniadau unrhyw brofion a gymerwyd gennych, byddwn yn prosesu’r wybodaeth honno i benderfynu a ydych yn bodloni’r gofynion sylfaenol i gael eich rhoi ar y rhestr fer ar gyfer y rôl. Os gwnewch hynny, byddwn yn penderfynu a yw’ch cais yn ddigon cryf i’ch gwahodd i gyfweliad. Os penderfynwn eich galw i gyfweliad, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i ni yn y cyfweliad i benderfynu a ddylid cynnig y gwaith i chi. Os penderfynwn gynnig y gwaith i chi, byddwn yn cymryd cyfeiriadau a/neu’n cynnal cofnod troseddol cyn cadarnhau eich penodiad.

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth pan ofynnir amdani, sy’n angenrheidiol i ni ystyried eich cais (megis tystiolaeth o gymwysterau neu hanes gwaith), ni fyddwn yn gallu prosesu eich cais yn llwyddiannus. Er enghraifft, os bydd angen geirdaon arnom ar gyfer y rôl a’ch bod yn methu â rhoi manylion perthnasol i ni, ni fyddwn yn gallu mynd â’ch cais ymhellach.

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol sy’n arbennig o sensitif

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol sy’n arbennig o sensitif yn y ffyrdd canlynol:

Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich statws anabledd i ystyried a oes angen i ni ddarparu addasiadau priodol yn ystod y broses recriwtio, er enghraifft, a oes angen gwneud addasiadau yn y cyfweliad.
Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich hil neu darddiad cenedlaethol neu ethnig, credoau crefyddol, athronyddol neu foesol, neu eich bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, er mwyn sicrhau monitro ac adrodd cyfle cyfartal ystyrlon.

Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Rydym yn rhagweld y byddwn yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol.

Byddwn yn casglu gwybodaeth am eich hanes euogfarnau troseddol os hoffem gynnig y gwaith i chi (yn amodol ar wiriadau ac unrhyw amodau eraill, fel geirdaon, yn foddhaol). Mae gennym hawl i gynnal gwiriad cofnodion troseddol er mwyn bodloni ein hunain nad oes dim yn eich hanes euogfarnau troseddol sy’n eich gwneud yn anaddas ar gyfer y rôl. Yn benodol:

Efallai y bydd Llywodraeth Cymru yn ei gwneud yn ofynnol i ni gynnal gwiriadau cofnodion troseddol.
Mae’r rôl yn un sydd wedi’i rhestru ar Orchymyn Deddf Adsefydlu Troseddwyr 1974 (Eithriadau) 1975 ( SI 1975/1023 ).
Mae’r rôl yn gofyn am lefel uchel o ymddiriedaeth ac uniondeb ac felly hoffem ofyn i chi geisio datgeliad sylfaenol o’ch hanes cofnodion troseddol.

Mae gennym ni fesurau diogelwch priodol ar waith y mae’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni eu cynnal wrth brosesu data o’r fath.

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Ni fyddwch yn destun penderfyniadau a fydd â dylanwad sylweddol arnoch yn seiliedig ar benderfyniadau awtomataidd yn unig.

Diogelwch data

Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli, ei defnyddio neu ei chyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu ar ddamwain. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i’ch gwybodaeth bersonol i’r gweithwyr, asiantau, contractwyr a thrydydd partïon eraill hynny sydd angen gwybod at ddibenion busnes. Dim ond yn ôl ein cyfarwyddiadau ni y byddant yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ac maent yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw doriad diogelwch data a amheuir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys o doriad a amheuir lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Cadw data

Am ba hyd y byddwch chi’n defnyddio fy ngwybodaeth?

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o 12 mis ar ôl i ni gyfleu ein penderfyniad ynghylch a ddylid eich penodi i chi. Rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol am y cyfnod hwnnw fel y gallwn ddangos, rhag ofn y bydd hawliad cyfreithiol, nad ydym wedi gwahaniaethu yn erbyn ymgeiswyr ar sail waharddedig a’n bod wedi cynnal yr ymarfer recriwtio mewn ffordd deg a thryloyw. Ar ôl y cyfnod hwn, byddwn yn dinistrio eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel.

Os ydym am gadw eich gwybodaeth bersonol ar ffeil, ar y sail y gallai cyfle pellach godi yn y dyfodol ac efallai y byddwn am eich ystyried ar gyfer hynny, byddwn yn ysgrifennu atoch ar wahân, gan ofyn am eich caniatâd penodol i gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod penodol ar y sail honno.

Hawliau mynediad, cywiriad, dileu a chyfyngiad

Eich hawliau mewn cysylltiad â gwybodaeth bersonol

O dan rai amgylchiadau, yn ôl y gyfraith, mae gennych yr hawl i:

Gofyn am fynediad at eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi ac i wirio ein bod yn ei phrosesu’n gyfreithlon.
Gofyn am gywiriad i’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi. Mae hyn yn eich galluogi i gael unrhyw wybodaeth anghyflawn neu anghywir sydd gennym amdanoch wedi’i chywiro.
Gofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar wybodaeth bersonol lle nad oes rheswm da dros i ni barhau i’w phrosesu. Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar eich gwybodaeth bersonol lle rydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu prosesu.
Gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol lle rydym yn dibynnu ar fuddiant cyfreithlon (neu rai trydydd parti) a bod rhywbeth am eich sefyllfa benodol sy’n gwneud i chi fod eisiau gwrthwynebu prosesu ar y sail hon.
Gofyn am gyfyngiad ar brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft, os ydych chi eisiau i ni sefydlu ei chywirdeb neu’r rheswm dros ei phrosesu.
Gofyn am drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall.

Os ydych chi eisiau adolygu, gwirio, cywiro neu ofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol, gwrthwynebu prosesu eich data personol, neu ofyn i ni drosglwyddo copi o’ch gwybodaeth bersonol i barti arall, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.

Swyddog Diogelu Data

Rydym wedi penodi swyddog diogelu data (DPO) i oruchwylio cydymffurfiaeth â’r hysbysiad preifatrwydd hwn. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’r DPO. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef awdurdod goruchwylio’r DU ar gyfer materion diogelu data.